Konsep Kebijakan Anti Fraud Di Perbankan

Beberapa kasus pembobolan dana nasabah Bank yang terjadi selama tahun 2010 – 2011 membuka mata masyarakat betapa dunia perbankan nasional masih memiliki kelemahan yang berpotensi menjadi lahan subur untuk kejahatan. Ketua Umum Perbanas, Sigit Pramono dalam salah satu seminar yang diselenggarakan oleh Warta Ekonomi mengatakan sebanyak 60% kasus-kasus kejahatan perbankan dilakukan oleh orang dalam perusahaan (fraud).

Mengingat terjadinya tindak kejahatan Bank lebih banyak dilakukan oleh orang dalam, maka kebijakan dan prosedur Anti Fraud yang disusun oleh perbankan seharusnya lebih banyak terkait kebijakan dan prosedur menyangkut pegawai (human resoucers) yang bekerja di Bank tersebut.
Beberapa kebijakan dan prosedur human resources yang wajib diadakan paling kurang meliputi proses rekrutmen pegawai, pendidikan, transparansi proses rotasi,mutasi - promosi, pemberian sanksi, penghapusan kebijakan yang bias (tidak tegas), pemberian reward, integritas, remunerasi, dan sistem kinerja.

Kebijakan dan prosedur human resources yang tidak tegas dan kurang transparan merupakan sumber potensi bagi seorang pegawai melakukan fraud. Dengan demikian, mutlak bagi Unit Kerja Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resorces Unit untuk melakukan pengkinian kembali (revisi) kebijakan dan prosedur yang ada saat ini dengan berpedoman pada kebijakan Anti Fraud.

Sebelum membicarakan mengenai kebijakan Anti Fraud, maka sebaiknya kita mengenal apa itu fraud. Menurut Institute Internal of Auditors, fraud dapat dijelaskan sebagai berikut: Any illegal acts characterized by deceit, concealment or violation of trust. These acts are not dependent upon the application of threat of violence or of physical force. Frauds are perpetrated by parties and organizations to obtain money, property or services; to avoid payment or loss of services; or to secure personal or business advantage.

Definisi lain dari fraud: The use of one’s occupation for personal enrichment through the deliberate misuse or misapplication of the employing organization’s resources or assets.

Kita akan menemui banyak definisi seperti di atas, yang kesemuanya akan memiliki satu tujuan: untuk kepentingan pribadi dan ada pihak yang dirugikan Dengan demikian, kita dapat menyimpukan bahwa Fraud atau Kecurangan adalah suatu tindakan atau perbuatan yang dengan maksud disengaja dan menggunakan sumber daya organisasi/perusahaan secara tidak wajar untuk memperoleh keuntungan pribadi sehingga merugikan pihak organisasi/perusahaan yang bersangkutan ataupun pihak lain.

Kebijakan Anti Fraud

Kebijakan Anti Fraud ditujukan agar bank memiliki sistem pencegahan terjadinya penggelapan, dengan membuat sistem deteksi, pemantauan, dan sistem yang meninjau kebijakan di bidang Sumber Daya Manusia (SDM) serta operasional.

Sebagaimana dikemukakan di atas, 60% modus pembobolan Bank dilakukan oleh orang dalam. Oleh sebab itu, fungsi unit kerja yang mengelola sumber daya manusia atau Human Resources memiliki faktor yang sangat penting dalam menciptakan optimalisasi pelaksanaan kebijakan Anti Fraud.

1.    Beberapa kebijakan dan prosedur Human Resources yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kebijakan Anti Fraud, paling kurang meliputi:
a.    kebijakan dan prosedur rekrutmen, paling kurang meliputi: proses pengajuan lamaran, seleksi, pelatihan, pengangkatan sampai dengan penempatan;

Minimnya informasi mengenai latar belakang seorang pegawai yang akan direkrut menjadi tantangan bagi perusahaan (bank). Belum adanya database mengenai pegawai-pegawai Bank yang sudah di-PHK akibat fraud membuat banyak Bank harus ekstra hati-hati dalam merekrut pegawai.

b.    kebjakan dan prosedur rotasi paling kurang meliputi transparansi: alasan seseorang dirotasi,  alasan seseorang ditempatkan; dan lamanya seseorang harus dirotasi.

Rotasi merupakan hak preogratif dari Manajemen. Namun demikian, tindakan untuk melakukan rotasi seorang pegawai tidak bisa dilakukan tanpa pertimbangan yang kuat, apalagi tanpa melihat latar belakang (kompetensi) yang dimilikinya. Contoh: seorang penagih tunggakan dirotasi ke unit pelayanan nasabah. Hal ini akan menimbulkan dampak kontra-poduktif, karena esensi menagih tunggakan dengan melayani nasabah adalah hal yang bertolak belakang.

Dalam kasus Melinda Dee-Citibank, faktor lamanya seseorang menempati posisinya merupakan ”peluang” untuk terjadinya fraud.
Di sisi lainnya, masih banyak atasan yang mempertahankan staf yang disupervisinya. Para atasan ini tidak mau kehilangan stafnya tersebut karena faktor ketergantungan akan kompetensi yang dimiliki oleh si staf maupun  Atasan tersebut.

c.    kebjakan dan prosedur sanksi, paling kurang meliputi: transparansi equal treatment (persamaan perlakuan) terhadap pegawai yang dikenakan sanksi, dan penon-aktfian sementara seluruh pegawai yang memiliki keterlibatan langsung dengan kasus pembobolan,

Secara teoritis, setiap perusahaan sudah memiliki kebijakan dan prosedur mengenai sanksi pegawainya. Namun demikian, hal yang sering terabaikan adalah pelaksanaannya yang terkadangkala tidak adil (equal). Perlakuan yang tidak sama atau adil inilah yang bisa memicu adanya niat pelaku untuk melakukan fraud.

Prosedur untuk melakukan penon-aktifan sementara seluruh pegawai yang memiliki keterlibatan langsung dengan fraud ditujukan agar kasus ini dapat segera terselesaikan dengan baik dan tuntas, sehingga tidak menjalar kemana-mana.
 
d.    kebijakan dan prosedur reward pegawai paling kurang meliputi transparansi alasan pegawai diberikan reward;

Pada prinsipnya setiap orang ingin dihargai dan/atau dihormati atas prestasi yang diperolehnya. Kinerja yang diperoleh seorang pegawai dengan susah payah, namun ternyata tidak ”dilirik”, apalagi dihargai oleh manajemen, berpotensi menjadikan yang bersangkutan menjadi dis-motivasi, dan tidak tertutup kemungkinan akhirnya menjadi ”bumerang” bagi ybs untuk bekerja asal-asalan.

e.    kebijakan cuti pegawai, dalam hal ini adalah kebijakan perusahaan untuk melakukan ”cuti paksa” (mandatory vacation) bagi pegawai yang belum pernah mengambil hak cutinya.

Salah satu kriteria terjadinya fraud adalah pegawai hampir tidak pernah cuti, dengan kata lain selalu rajin masuk kerja. Dengan ”dipaksakannya” pegawai untuk mengambil hak cutinya, maka diharapkan pegawai lain yang menggantikannya dapat menemukan apakah yang dilakukan pegawai tersebut sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur ataukah tidak. Tentunya ini masih dapat diperdebatkan, karena tergantung dari kompetensi pegawai yang menggantikannya.

Dalam beberapa kasus, terkuaknya fraud justeru disebabkan adanya hal-hal sepele, yaitu pegawai tersebut tidak masuk (sakit dan/atau sedang mengkuti pendidikan).  

f.    kebjakan dan prosedur renumerasi paling kurang meliputi transparansi alasan perubahan renumerasi dan metode perhitungan renumerasi;
Adanya gap renumerasi posisi jabatan yang terlalu besar dapat membuat ”kecemburuan” sosial bagi para pegawai. Mengapa demikian? Karena semakin tinggi posisi jabatan, maka renumerasi yang diterima akan semakin tinggi (besar) pula. Seseorang menduduki suatu posisi sudah dibekali dengan kemampuan, pengetahuan dan komptensi yang dipersyaratkan. Artinya pegawai ini memang sudah layak menduduki posisi tersebut.

Bawahan akan melihat: apakah atasannya yang notabene memiliki renumerasi besar ini memang sudah layak menempati posisi tersebut atau tidak. Jika tidak, maka akhirnya bawahan akan merasa bahwa adanya gap renumerasi dan beban pekerjaan yang berbanding terbalik: renumerasi besar,, tapi kompetensi lemah, di sisi lainnya: renuemrasi kecil tapi kompetensi dituntut tinggi.

g.    kebijakan dan prosedur Know Your Employee (KYE) paling kurang meliputi profil setiap pegawai berdasarkan level jabatan, unit kerja dan masa kerja;  Fraud dapat terjadi pada setiap level atau posisi pegawai. Seorang pegawai seperti: Mellinda Dee atau Itman Harry Basuki (lihat Tempo tgl 30 Mei – 5 Juni 2011) merupakan orang-orang yang menempati posisi strategis. Namun pada mereka pulalah terjadinya fraud.

Penting sekali bagi Bank untuk membuat profil para pegawainya, sehingga pemeo bahwa fraud biasa dilakukan oleh pegawai rendahan sudah tidak dapat dijadikan pedoman lagi.

h.    kebijakan dan prosedur whistleblower.
Kebijakan dan prosedur whisleblower paling kurang mencakup: jaminan kerahasiaan identitas sang whistleblower dan reward atas tindakan whistleblower.

Salah satu metode pencegahan fraud secara massif adalah adanya whistleblower. Secara teori, si whistleblower akan dilindungi oleh Manajemen Bank. Namun pada prakteknya, sulit! Para whistleblower dihadapkan pada 2 (dua) opsi: mereka dimutasikan ke kantor cabang yang terjauh, atau mereka harus tutup mulut dan membiarkan proses fraud terus berlangsung.
Kasus watergate yang menjatuhkan Nixon atau Agus Condro yang terkait suap anggota DPR, merupakan salah satu contoh whistleblower yang dapat dianalisa.

2.    Pengendalian Intern atau Internal Control
Penguatan internal control mutlak dilakukan oleh Bank sebagai upaya untuk meminimalisir dan bahkan meniadakan kemungkinan terjadinya fraud (potential fraud) atau kesalahan. Berikut ini aktivitas internal control yang wajib dilakukan untuk menekan terjadinya fraud atau kesalahan, paling kurang meliputi:

a. Adanya pemisahan fungsi atau segregation of duties, seperti proses pemberian kredit harus melalui proses lebih dari 1 (satu) orang.

b. Adanya dual control, dimana proses pengecekan dilakukan oleh 2 (dua) pegawai.
Seorang petugas teller yang melakukan transaksi di loket akan senantiasa didampingi oleh supervisor untuk transaksi-transaksi yang diatas kewenangan teller tersebut.

c. Adanya dual custody, dimana proses penyimpanan dilakukan oleh 2 (dua) pegawai.
Contoh: penyimpanan fisik kartu ATM dan nomor PIN ATM dipegang oleh 2 (dua) pegawai yang berbeda. Hal ini untuk menghindari adanya potensi pembobolan dana nasabah melalui media kartu ATM.

d. Adanya number control, dimana persediaan (inventory) surat berharga seperti bilyet deposito telah diberi nomor urut, sehingga apabila ada bilyet deposito yang hilang, maka Bank dapat segera melakukan tindakan (pemblokiran), dll.

 
Franky Ariyadi
Penulis adalah Pengamat Perbankan
Foto: wellsolution.blogspot.com

(Artikel ini bersumber dari majalah Warta Ekonomi Nomer 15 tahun 2011)