5 Cara Tingkatkan Komunikasi dengan Karyawan saat Bisnis

Warta Ekonomi, Jakarta -

Pendidik Amerika-Austria, Peter Drucker pernah berkata, "Komunikasi terjadi di dalam pikiran pendengar, bukan pembicara." Bukan hanya apa yang dikatakan atau ditulis oleh CEO itu, ternyata komunikasi tergantung pada apa yang karyawan dengar dan amati.

Dengan pemikiran ini, berikut lima cara versi entrepreneur.com untuk meningkatkan komunikasi saat meningkatkan skala bisnis Anda.

Perhatikan Bahasa Tubuh

Komunikasi lebih banyak terjadi melalui bahasa tubuh daripada kata-kata. Seberapa cepat Anda berjalan, apakah Anda mendengarkan dengan senyuman, atau memutar mata ketika seseorang berbicara, mengatakan lebih dari kata-kata yang mungkin Anda ucapkan. Bahasa tubuh yang Anda tunjukkan pasti memiliki arti di mata lawan bicara, oleh karena itu, harus sadar akan pesan-pesan yang tidak terucapkan yang Anda komunikasikan kepada karyawan melalui bahasa tubuh Anda.

Jadilah Mahir dalam Berbagai Mode Komunikasi

Masing-masing orang memiliki cara yang berbeda dalam mengambil informasi. Beberapa lebih suka membaca, dan yang lain lebih suka mendengarkan, sementara beberapa membutuhkan gambar grafis untuk mengilustrasikan konsep, beberapa lagi tidak akan percaya kecuali Anda mengatakannya kepada mereka secara pribadi, yang lain tidak akan mempercayai Anda sampai mereka mendengar Anda mengatakannya kepada seluruh kelompok. Jika Anda ingin menjadi komunikator yang efektif, Anda harus mahir dalam semua mode ini.

Dalam bisnis, lawan bicara Anda tentu terdiri dari berbagai macam mode. Oleh karena itu, agar apa yang Anda komunikasikan tersampaikan dengan baik ke mereka, Anda harus mampu menguasai semua mode.

Buat Aturan Keputusan, dan Bersikaplah Jelas tentang Apa itu Pengecualian

Dalam proses peningkatan, kecepatan harus bertambah, bukannya berkurang dan berangsur lemah. Keputusan pun harus demikian, setiap orang harus memutuskan dengan cepat. CEO perlu mengomunikasikan aturan “if (condition), then (decision)” kepada staf, sehingga mereka dapat membuat keputusan tanpa harus memeriksa setiap situasi dengan manajer atau CEO mereka.

"Pengecualian" berada di luar batas keputusan normal, "jika ... maka" dan perlu dilakukan peninjauan oleh manajer, tetapi bila memungkinkan, rangkum pengecualian, dan kemudian tambahkan ke aturan keputusan.

Aturan-aturan ini menyediakan jalur dan sistem switching yang memfasilitasi komunikasi yang jelas, keputusan cepat, dan peningkatan sukses.

Kembangkan dan Bagikan Rencana Tertulis

Sebagian besar karyawan ingin melakukan pekerjaan dengan baik. Ini menurunkan motivasi bagi orang-orang yang melakukan apa yang mereka pikir tepat, dan membuat mereka useless ketika mereka tidak berhasil memenuhi itu atau keluar dari jalur.

CEO dan manajemen puncak perlu menetapkan misi, nilai, dan visi perusahaan, kemudian memutuskan sasaran tahunan apa yang akan menggerakkan perusahaan menuju visi tersebut.

Karyawan perlu dilibatkan dalam mengembangkan rencana sehingga mereka dapat memahami bagaimana yang mereka lakukan memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Mereka juga perlu memahami bagaimana jika tidak melakukan pekerjaan mereka menempatkan perusahaan pada risiko tidak mampu mencapai tujuan pendapatannya, tujuan pemasaran, tujuan pengembangan produk baru, dan sebagainya. Rencana tertulis memungkinkan semua orang memahami di mana perusahaan akan pergi dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu.

Proses perencanaan yang melibatkan semua karyawan, dan laporan kemajuan setiap kuartal adalah mekanisme komunikasi yang penting.

Pahami Alasan Karyawan

Sering kali karyawan tidak mengerti apa yang Anda katakan. Jadi, katakan lagi, dan coba gunakan cerita, contoh, atau analogi. Atau mungkin karyawan tidak "mengerti" karena mereka tidak menyukai apa yang mereka dengar, dan takut berubah.

Anda perlu dengan sabar dan diam-diam menjelaskan mengapa perubahan diperlukan, menekankan bahwa beberapa perubahan yang diperlukan mungkin menakutkan, tetapi yakinkan mereka bahwa segala sesuatunya akan menjadi lebih baik setelah kita menyeberangi “jembatan” ini — dari “di mana kita berada ke tempat kita perlu menjadi."

CEO yang baik secara efektif mengomunikasikan apa yang terjadi, bagaimana hal itu memengaruhi perusahaan, dan apa yang perlu terus ditingkatkan. Tetapi kadang-kadang seorang konsultan adalah pembawa pesan yang berguna untuk mengomunikasikan apa yang terjadi, mengapa perubahan diperlukan, tindakan apa yang harus diambil, dan bagaimana masa depan akan lebih baik setelah perubahan itu dibuat.

Komunikasi adalah salah satu tanggung jawab utama CEO, jadi belajar untuk memilih kata-kata Anda dengan hati-hati, berkomunikasi dalam berbagai mode, menggunakan aturan keputusan, merencanakan, dan ingat bahwa karyawan akan mengerti dengan perkataan Anda apabila Anda menerangkannya dengan jelas.